跟进询盘是外贸工作中非常重要的一个环节，一方面可以让客户知道我们对他们很重视，并想要进一步沟通；另一方面也可以让客户对我们印象深刻。所以，跟进询盘是业务员必不可少的工作之一。

制作报价单有一些需要注意的细节，虽然这些细节不能完全决定订单成交与否，但确实能对其产生影响。我们在制作报价单的时候考虑得越周全，越能提高成功的概率。

一、对客户的尊重

在报价单抬头前面加上“To 客户姓名”，表明这个报价单是专门为这个客户而做的，体现我们对客户的尊重。

二、回应客户的问题

如果客户在询盘中告知了具体需求，那么报价单除了以上基本内容外还要加上客户的特殊需求或关注点，重要的地方可以用其他颜色标注。能在报价单中的内容最好写在报价单中，而不是放在邮件正文，这样可以增加报价单的可读性。

三、注意内容排版

尽可能地使报价单看上去美观，避免使用太多颜色和字体，分段要清晰配图的大小要一致。

四、注意报价单的格式

报价单通常使用Excel表格制作，但我们在发送给客户的时候应该将其转换成PDF格式，防止客户因使用的软件跟我们不一样而打不开报价单的情况发生。PDF格式的文件无法修改，但有时候，为了方便跟客户沟通，我们可以准备两份报价单，一份PDF格式的，作为权威的商业文件；一份Excel格式的，方便客户标注需求。

价格条款和付款条件等重要信息皆以PDF文件为准，Excel格式的报价单只作为沟通载体，方便与客户对接。

五、报价单没有模板

报价单的制作风格因人而异，只要含有报价单应该含有的基本内容即是合格的报价单。报价单没有固定模式，因此没有模板可循。我们有时候可以把自己的想法加进去。

例如，曾经有一个业务员，在越南地震的时候，在发给越南客户的报价单中加了一张图片，图片是越南的国旗，图片上附了一越南语，大概意思是“不惧灾难，越南加油!”不久，这个业务员就收到了个越南客户的订单，原因是那张图片让客户印象深刻而且非常感动。所以用心制作的报价单就是好的报价单。

六、最好提供英文报价单

很多人因为考虑到客户英语不好，所以会在报价单上添加客户本国语的翻译。如果我们的小语种能力不错，能够用它准确表达报价单的内容、那么加上客户本国语言的翻译是可以给自已加分的，但如果我们不能够准确使用该国语言进行表达，要借助其他的翻译工具，那么我们就不需要多此一举了，只需要提供英语的报价单就好了。

原因是，盲目添加自己不熟悉的语言不仅会让报价单显得有些乱，而且还有可能会引起误解，翻译软件的专业程度不一。在通常情况下，客户即使英文不好也能看得懂英文报价单，英文报价单大多是专业术语，客户是可以看明白的，所以我们没必要太过担心。